すっかり普及した置き菓子販売
オフィスグリコが脚光を浴びるようになってはや数年が経とうとしています。オフィスに置き菓子販売セットを設置し、お菓子をとった人が料金を置いたり、会社がその金額を支払ったりといったスタイルで多くのオフィスで今も稼働しています。今ではお菓子以外にも軽食や本格的な食事など、様々な類似サービスが登場してきており、いわば小さなお店をオフィスに設置できる環境が整ってきています。
設置先の企業さえ確保できれば、少ない元手で始めることができるため、菓子メーカーのみならず、地域にネットワークを持った様々な業種が参入しています。お菓子の仕入もそれほど難しい話ではないので参入障壁は低く、一度定着することができればある程度の期間、売上を見込むことができる安定性も人気の秘密かもしれません。
今回のテーマは、こうしたオフィス置き菓子販売の管理システムについてです。お菓子を補充し代金を管理する人が使いやすいシステムはどのようにすれば実現できるのか、いくつかのポイントで整理してみましょう。
Point.1 スマホで在庫管理
置き菓子販売キットを設置しているところを巡回し補充する際に、売上を集計し代金を精算する必要があります。規模が大きくない間は紙ベースで記入し、会社に戻ってからエクセル等に打ち直すことも可能ですが、数が多くなってくると、現場と会社で二重の事務作業が増えてきてしまいます。まずは紙ベースでの管理を止め、システムで管理するようにしましょう。
情報入力の際の手段としては、高性能なハンディターミナルを導入する方法を筆頭に、いくつかのアイデアがありますが、導入の簡単さやコストの低さ、その柔軟性の高さを重視してスマートフォンで売上や在庫管理を行いましょう。巡回の際は時間がかからないよう、数量だけを簡単に登録できるようにしておくと便利です。
巡回の前に充電されたスマートフォンを持ち出し、訪問先で商品と実際の数量を入力していきます。訪問先ごとに何を置いているかはあらかじめ設定されているため、訪問先の情報を呼び出すと、後は数量を入力していくだけで簡単に売上管理が行えます。実際の数量が入力し終えると自動的に販売数量が計算できますので、訪問先に請求する金額が算出されます。必要に応じて精算業務を行いましょう。
入力データはインターネット回線を通じてリアルタイムに処理をしてもいいですし、ネット回線代を節約したいというのであれば、会社に戻ってから情報をアップロード処理するかたちも可能です。こういった業務に必要な簡単でデータ送信だけであれば低速なインターネット回線でも十分ですので月額1000円程度から候補があります。特に事情がない限りは常時接続の環境にすることをお勧めします。
Point.2 集計データは自動で分析レポート化
全ての数字をシステム上で管理することのメリットは、自動的にある程度の分析を行えることがあげられます。あらかじめレポート機能を構築しておけば、毎月や毎週のデータをすぐにどこからでも確認することができます。
訪問前にその訪問先の売れ行き動向を確認しておくことで、訪問先の担当者との会話も弾みますし、死に筋の入れ替えや品切れの防止も行いやすくなります。こうした適正在庫の指示もシステムによって自動化可能なため、在庫管理という難しく時間のかかる仕事にかかる人員を削減することができます。このあたりはスタッフごとの秘伝のたれの領域でもありますが、評価の高いスタッフの考え方や取り組み方を抽象化し、できる限り汎用的なアルゴリズムとして機能に落とし込むことをお勧めします。
売れ筋の傾向も見えやすくなるため、補充計画の精度も高まります。設置場所によって人気不人気は異なるため、各設置場所ごとの理想在庫も、ある程度システムが提案できるようにすると良いでしょう。
Point.3 解約傾向を分析し、未然に防止
システム上にある程度の期間以上のデータを蓄積すると、継続する会社と解約する会社の傾向が分析できるようになります。どのタイミングでどういった兆候がでたら危険なのかを社内で共有することで、訪問先でのコミュニケーションや宣伝活動、品揃えの改善に活かすことができます。
また、設置場所の担当者とも、数字ベースの話ができるようなレポート出力機能を設けるのも一つでしょう。満足度が高い、ということを日頃から感じてもらうことが継続につながるので、こうした感覚ではない定量的なコニュニケーションが行えるような支援体制も整えておくべきです。無味乾燥なレポートは読む気がわかないので、できる限りグラフィカルな、インパクトのある資料づくりを心がけてみてください。
お菓子の力で生産性Up
お菓子があることで適切に集中力が継続しオフィスの生産性があがるという事例が報告されています。100％こうなるという保証はありませんが、これだけの支持を集めているということは、実感できるだけの効果を生み出しているということなのだと思います。
届けているのはお菓子ですが、提供している価値は生産性の向上です。縁の下の力持ち的なビジネスですが効率を高め続けていかなければ収益性は決して高まりません。適切なシステム投資で、ビジネスを加速させてください。
開発スタッフのコメント
