販売促進の重要な役割
スーパーマーケットでの試食販売、誰もが一度は渡されたものを口にしたことがあるのではないでしょうか。こうしたスタッフの多くは派遣されている人達です。メーカーから直接依頼を受けることもあれば、専門の派遣会社が間に入り取りまとめているケースもあります。
最近でこそ小ぶりなモニターでの販促だけで済ませているところも多いですが、キャンペーン期間など集中的に売りたいときにはまだまだ健在な販促手段でもあります。大きなスーパーであれば、毎週末とは言わないまでも、かなりの頻度で試食やサンプリングなどを行っている姿を目にするのではないでしょうか。
たくさんのスタッフを抱え、適切な人員配置をしながらその勤怠までしっかりチェックするのはとても骨の折れる作業です。それを人力でやろうとしたら、電話連絡だけで日が暮れてしまいます。そこで登場するのが派遣スタッフの勤怠から仕事の割り振りまでを統合的に管理してくれるシステムです。マネキン派遣スタッフも管理する側のスタッフも使いやすいシステムについて、いくつかのポイントにわけて整理してみましょう。
Point.1 勤怠管理、日報はすべてスマホで投稿
派遣先には派遣される人だけが向かう場合が多いと思います。そうした人達の勤務状況は不透明になりがちですし、日報の充実度にも問題がある場合がよくあります。こうした状況に対しては、できるだけハードルを下げるアプローチが有効です。
派遣スタッフが簡単に入力できるようにフィーチャーフォンやスマートフォンで簡単に日報が入力できるようにします。スタッフごとにログインする仕組みで出勤日はシステム上管理されているので、ログイン後すぐに日報作成に取りかかることができます。また、勤務開始から勤務終了もシステム上で打刻するなどして、全ての情報がシステム上に集めるようにしましょう。
情報管理はしっかりする必要があります。特定のスタッフが何度も雇用されることも多いとは思いますが、不特定多数が使用する以上、情報漏えい対策はしっかりすべきです。ある程度の情報はマネキンスタッフと共有できるようにしておきながら、それ以上の情報についてはきちんと隠すべきは隠せるようにしておきましょう。
勤怠に関しては受け入れ先の人の承認が必ず必要な業務フローの場合は、受け入れ先の人に申請された勤怠で問題がないかを承認確認するメールが飛んでいくようにすることも可能です。このあたりは実際の現場でのオペレーションにあわせて最適化します。
Point.2 仕事の通知に条件設定を
派遣業共通の悩みに、誰をどこに配置するかという人員配置の問題があります。この人員配置をシステムを活用することで徹底的に省力化することが事業としての収益性改善の肝になります。
仕事が発生した際にはシステム上に日時や場所、報酬に関する条件を入力します。同時に年齢や性別、スキルなど、対象となるスタッフの条件も入力します。こうすることで対象となるスタッフには自動で通知を正確に送信することができ、本当に参加して欲しい人にだけ仕事への参加を強く促すことができます。
スタッフ側は自分の条件にあった仕事情報が自動で送られてくるため、大量の情報の中で見逃してしまうリスクが下がります。もちろん受信条件を細かく設定できるようにしておき、仕事をたくさんこなしたい人はたくさんの仕事通知を受け取ることができるようにも配慮しておきます。究極的には勤怠管理との連動も視野に入ってきますが、このあたりは既存の人事管理システムとの兼ね合いや、どこまで単体のシステムとして強化していくかに応じて検討してください。
Point.3 配置状況を可視化
仕事情報を派遣スタッフに対して投げかけるだけで毎回全ての枠が埋まるなら苦労はありません。実際は欠員に対してあーだこーだと運営スタッフが対応しているのが実状ではないでしょうか。
こうした手動対応を少しでも効率的にするために、どの枠が何人どういう風に足りていないのかを可視化する機能を実装しておきます。そしてその欠員を埋めるのにふさわしい登録スタッフを過去の勤務状況やスキル、その日の重複度合いを判断しシステムが自動推薦する機能を設け、誰にお願いするのが確率が高いのかといったところまでサポートします。
欠員が出てしまった際には素早く担当者に通知がいく仕組みもいいでしょう。派遣スタッフ側からの欠勤連絡があり次第すぐに通知が飛ぶようにしておけば、初動対応もより早く行えるようになり、被害を最小限に抑えられる可能性が高まります。シフトに穴をあけることは受け入れ側にも迷惑をかけるため、できるだけ早く確実に申告、検知できる仕組みを整えてください。
人的集約だからこそシステムで差異化を
マネキン派遣のビジネスはどこまでいっても人的集約なビジネスではあります。登録スタッフをいかに確保するか、そして欠員をどうやって補充していくか等、どうしても人力での対応が必要な部分が多々あります。
だからこそシステムが活きる領域でもあります。人力での対応が必要な部分をシステムがサポートする仕組みを作り上げることができれば、今の2倍、3倍の業務効率を実現することだって夢じゃありません。競合をぶっちぎるためのシステム投資、是非検討してみてください。
開発スタッフのコメント
