POPは今も重要な販促物
インターネットによる販促が一般化してきた今も、POPのようなリアルな販促物の重要性は変わりません。どれほど事前に感化された消費者も、棚の商品を手に取る直前で心変わりしてしまうことはよくあります。どれだけCMを投下しても、最後の最後で違う商品が手に取られるということもよくある話です。
そうした販促物は重要性にも関わらず、エクセルで担当者の気合いによって管理されていることがよくあります。もちろん管理できないことはありませんが、そのエクセルの見方をわからない人にはブラックボックスですし、何より多数の関係者が同時に管理することに向いていません。
そうした状況を改善するために、販促物の管理をうまくクラウド化し、機能を洗練させることでエクセル以上のことが可能になります。そしてさらなる業務効率の向上やミス率の低減も決して不可能ではありません。
今回のテーマは、こうした販促物を管理するシステムについてです。どのようなポイントに気を付けてシステムを開発すれば現場での利用に耐えうる効率的なシステムが構築できるのか整理してみましょう。
Point.1 パソコンとスマートフォンの連携を可能にするUI
販促物の管理はオフィスだけで完結するとは限りません。発注から現場への発送までは本部の担当者のみで何とか管理できるかもしれませんが、現場での受領や設置報告など、どうしてもパソコンよりもスマートフォンで簡単に済ませたい状況での操作も想定されます。
業務システムというと味気ない画面がイメージされますが、この時代にあわせ、そして何より使う人に配慮したUI（ユーザーインターフェース）を実装します。シンプルでいて迷わない、そんなUIにすることで現場スタッフのITへの習熟度に関係なく販促物管理が行えるようにします。
本部からの送信データが確認でき、それをそのまま出力したり、郵送で送られてくるものであれば受領確認ができるようにするのも良いでしょう。また、場合によっては印刷用のレイアウトを用意し、画面の情報を印刷して手渡ししたりしやすいようにするのも良いでしょう。
Point.2 作業漏れへのアラート機能
販促物が予定通りに到着したか、また、きちんと設置されたか、などの情報を逐一現場に確認するのはとても面倒ですし、現場もそのたびに電話やメールを送られてきても滅入ってしまいます。
設置連絡が行われていない現場にはシステムが自動で通知を送信するように構築します。通知を通じて、実際に設置がされていないようであれば現場の担当者にすぐに設置を促します。単純に報告処理忘れであれば、その通知に対して簡単な操作で設置報告ができるようにします。こうすることで、催促や確認の連絡だけで1日が終わってしまった、などという本部の担当者の無駄な仕事を減らします。報告画面もシンプルにし、写真を撮って送信ボタンを押すだけ、といったシンプルなかたちにするのが現場の負担をあまり高めずに済むのでおすすめです。
そういった業務効率を向上させる効果に加えて、こうした類の連絡はどうしても現場と本部の温度差を生んでしまいがちですが、システムがうまく作業漏れを指摘する悪役になることで、無駄な摩擦を避ける効果も期待できます。お互いがお互いに対してネガティブなコミュニケーションを行わなくて済むよう、システムが間にたって、業務をスムーズに運ぶようにするのが理想的です。
Point.3 経営会議にそのまま臨めるレポート機能
販促物にまつわる経営指標はいくつもあると思います。予算にはじまり設置率や計画消化率など、会社によって設定している指標はまちまちだと思います。そうした指標をシステム上で管理し、グラフ等を自動で生成することで、そのまま経営会議に臨めるようなフォーマットで出力できるようにします。
会議の準備というのは非常に時間をとられる作業です。ただの集計データを作るために、必要な情報を集めて集計して、と、いくつもの作業が必要で、担当者の時間を知らないうちに食い尽くしてしまいます。それを避けるためにも、システム内で保持しているデータはそのまま活用できるようなかたちで出力できるようにしましょう。ダッシュボードのような専用の画面を常に誰でも確認できるようにしておくのも良いでしょう。
組織をスムーズに動かすためのシステム
たかが販促物の管理ですが、されど販促物の管理です。なかなか定量化されないためにそのコストは実感されませんが、エクセルと電話とメールで戦い続けているスタイルの無駄はとてもとても大きいものである場合があります。
何より重要なのは現場も本部のスタッフも、作業ではなく仕事に時間を使えること。そのためのフロー作りとシステム作りの両面に取り組むことでさらなる業務改善は可能なのではないでしょうか。
開発スタッフのコメント
