入退室管理と請求、ICカード連動システム構築

System

無人効率化への第一歩

非接触型ICカードの普及にともない、入退室の際に「ピッ」とする光景も珍しくなくなってきました。名札をかねたICカードを首からぶら下げた人をランチタイムに見かけることも多くなったのではないでしょうか。

その一方で、こうした入退室管理システムは手軽に導入しにくいことも多くあります。また、自社の特殊な要件や、他のシステムとの連動の都合上、導入を断念しているところも多いのではないでしょうか。

今回は、こうした入退室管理と請求が連動するシステムを、いかにコンパクトかつ堅牢に作ることができるかについて考察を加えてみたいと思います。いくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 入退室記録と管理システムを統合

ICカード等の打刻と管理システムを高度に連携させ、リアルタイムに打刻状況や請求をおこえるようにしましょう。具体的には、ユーザーにもマイページを開放し、自分の打刻データを確認できるようにしておきます。打刻忘れ等の事態に対して変更を要請できるような機能を設けると、さらに紙や口頭でのやりとりを減らすことができて効率的です。

管理者側のシステムもリアルタイムで入退室状況が管理できるようにし、利用状況や、日々の売上計算が簡単にできるようにします。そうすることで、利用時間ベースでのビジネスモデルに柔軟に対応することができます。

Point.2 通知設計を精度高く

入退室管理をICカード等で行う場合、たいていの場合で無人化、少人数化がセットだと思います。これはすなわち万が一の事態に対するリスクが高まることを意味しますので、監視カメラ等の設置はもちろん、入退室管理システム自体に、ある程度の通知機能をつけてリスクを軽減するのがおすすめです。

たとえば、トラブルを起こしがちな利用者が入室した場合には管理者に通知が飛ぶようにすることで巡回の頻度を高めることでトラブルを未然に防ぐことができるかもしれません。また、利用契約の更新を迷っている方がいれば、その方の入室があった時点で通知を飛ばせば、延長を促すトークをする機会を自然にセットできるかもしれません。もちろん、一般的な、入退室があったら保護者に通知、といった機能も良いでしょう。このあたりは自社のビジネスややりたいことにあわせて設計することをお勧めします。

Point.3 多店舗展開に耐える設計を

導入当初は1店舗だけだったのが、多店舗展開するのはよくある話です。むしろそこを目指すべきですが、管理システムが足かせになってしまうようでは本末転倒です。入退室データは一元管理できるべきですし、利用者にとってもそれが当たり前だと思います。

構築の際に、あらかじめ複数の店舗や、複数の条件で利用設定ができるようにしましょう。会員プランによって利用できる機能や利用できる店舗が違う場合は、その会員が何ができるかを設定できる機能も必要でしょう。

構築時点ですべてをきれいに設計することはできないとは思いますが、将来的な拡張を見据えたいくつかの大事なポイントを設計に組み込んでおくだけで、将来的な拡張にかかる工数、ひいてはコストが大きく変わります。今をしっかり見据えることも大切ですが、システム開発においてはちょっと先の未来も考慮するようにしてみて下さい。

無人化以上の価値提供を

入退室管理のシステム化は、コスト削減施策としてばかり語られがちですが、うまく設計し、ユーザー目線で熟成させることで一つの付加価値にすることができます。システム構築時にはユーザーの声も拾い上げながら、「このシステムが便利だからここのサービスからは離れられない」とまで言ってもらえるような仕組みを目指したいところです。

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