大学内の学生と卒業生を結ぶ就職活動支援OB/OG訪問システム構築

System

激戦化する就職活動

多少の時期やトレンドの変化はあれど、就職活動は求職する学生にとっても採用する企業にとっても激戦であることは今も昔も変わりません。そしてそれは学生が所属する大学にとっても一大イベントであることは説明すら不要と思います。

いかにして学生の就職活動をサポートするかで頭を悩ませている大学の中には、就職活動中の学生と卒業生であるOB/OGをマッチングすることで、企業理解を促進したり、採用プロセス上で何かしらのメリットを狙ったりしているところも多いと思います。有効に活用できているところもあれば、作ったものの利用者が少なく泣いているところもあると思います。その違いはどこから生まれるのでしょうか。

今回は、そういった学生と卒業生であるOB/OGをマッチングするためのシステムがどういったポイントに気をつけて構築するべきか整理してみましょう。

Point.1 学内の認証システムと高度な連携を

在学中の学生向けには、既に何かしらの学内認証システムを導入している大学が多いと思います。新しいシステムを作ったとしても、また別でユーザー登録が必要になるのであれば使い勝手はよくありません。既に稼働している学内の認証システムと連携するようにすることで、既存のID/パスワードで新しいシステムにもログインできるようになり、セキュリティの担保はもちろん、ユーザーである学生の負担減につながります。細かい配慮ですが、利用者である学生にフレンドリーなシステムでなければ意味がありませんので、学内認証との連携は必須と言えるでしょう。

Point.2 卒業生名簿をフレッシュにし続ける工夫を

卒業生、とりわけ、OB/OG訪問を希望する学生が多そうな企業に就職した卒業生は大学の資産と言えます。こうした卒業生の情報を常にフレッシュな情報に保ち続けるのは簡単ではありません。

卒業前の段階で進路を登録し、連絡可能なメールアドレスを確保する努力をすべきなのはもちろん、既に卒業して時間が経つ人たちにも継続的にシステムへの参加を促すべきです。卒業生としてのシステムへの登録は、まとまった情報がある場合は一括で大学側が本人の了承のもとにインポート登録を行えるようにし、一括対応できない卒業生に関しては、5分で卒業生登録ができるように専用のURLを発行し、簡単なフォーム入力だけで登録が完了するように配慮しましょう。

昨今、転職が珍しいことではなくなってきたので、1〜3年に1度といったペースで、最新の情報に更新するように促すメールを送ることも検討してみても良いかもしれません。

Point.3 リスク回避のレポート機能を

想定したくない事態ですが、卒業生とOB/OG訪問した学生との間に何かしらのトラブルが発生する可能性があります。大学側としては「関知せず自己責任」という姿勢を貫くことも可能ですが、学内のサービスとして展開する以上、特に学生側をトラブルから守る策を講じるべきです。

具体的には就職活動課等の担当部署に問い合わせ窓口を設け、相談できる窓口を明確にするのはもちろん、サービス内で簡単にトラブルが報告できるようなフォームを設けるべきです。また、誰が誰に会ったかをきちんと保存するために、システム内にスケジュール調整機能を設けることも検討してみて下さい。システムを単純にするのであれば連絡先だけを掲載して「後は各自でお好きに」という方法も可能ですが、日程調整などどちらにしろ手間がかかる部分までシステム側で用意してあげることで、利便性向上と、トラブルの際の証拠確保につながります。

時代は総力戦

就職活動は個人としてその先の人生を大きく左右するビッグイベントです。そこにしっかりと寄り添って価値を提供できるかが大学の評価にもつながる時代であることは言うまでもありません。学生の利便性、そして卒業生の利便性の双方のバランスをとりながら、就職実績という数字にとどまらず、就職満足度の向上につながるようなシステム作りを是非検討してみて下さい。

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