学生団体の活動管理

有事に備えたい

大学として公認している学生団体の管理、各種活動申請の受付および管理を行いたいというご相談をうけてスタートしたのが本プロジェクト。紙ありきの仕組みが色濃く残る現在のやり方では、何か有事の際の情報検索性が著しく低く、また、情報が更新されることもないために正確性にも問題があるために改善したい、というご要望でした。開発期間も予算も限られる中で、現状の紙ありきの仕組みと共存するようなシステムの構想を進め、何がどう変わるかを明確にしたご提案を差し上げたところ、これでならと快諾いただき、プロジェクトがスタートしました。

既存の仕組みの有効活用

既に大学として共通IDによるシングルサインオンの仕組みが存在したため、その仕組みに沿って開発することで認証部分の工数を大きく削減しました。このように既存の枠組みに柔軟に統合していけるのも私たちの強みの一つです。また、どうしても撤廃できない申請フローについては、部分的なシステム化で対応するなど、実務に沿って何ができて何ができないかを整理しながら進めていきました。効率だけの観点からはすべてがシステム上で実現できるのが理想ではありますが、対面でのコミュニケーションを残したいというご要望をふまえた最適解を実現できたと思います。

変更や削除もしっかり記録

大学として公認している以上、学生団体の活動にはリスク管理が必要です。学生による操作の履歴を残すのはもちろん、削除操作にしても何を消したかまでのレベルで記録するようにしました。この機能が活用されることがないのが理想ではありますが、有事の際の証拠隠滅に対しても非常に強い仕組みとなっています。

また、メールやショートメッセージでの連絡機能も実装することで、長期休暇前等の注意喚起も簡単に行えるようになっています。メールソフトによる一斉送信でありがちな操作ミスによる情報流出のリスクも無くなるため、現場担当者の事務的負担のみならず、精神的負担も低減することに成功しました。

継続的な機能追加

システムとして稼働して以降、構築当初は紙ありきだったフローも見直しが進められていきました。学内での調整が完了したものから順次機能追加というかたちでシステム化され、着実に業務効率が高まっていると評価いただいています。