変化に適応するためのリプレイス検討

財団が運用している助成金の管理システムを刷新したいというご相談をいただいたのは、公益財団法人として様々な研究への助成金事業を行われている財団の理事の方からでした。すでに応募や審査を管理するためのシステムは存在していたものの、新しいタイプの助成金を開始する度に大きな改修となってしまっていることや、助成金の各フローを行う際にもシステム会社側への依頼が発生することがあり、スピード的な面でも、より自立運用できるシステムにしたい、というご要望でした。現行のシステムの状況などもお伺いしながら、ご提案内容をまとめ、プロジェクトがスタートしました。

自由形式での募集設計

既存システムは助成金ごとに質問項目を固定して実装されていたため、新しいタイプの助成金を追加する度に開発工数が発生していました。そこで、新システムでは、助成金への応募の際に尋ねる質問項目を、システムの管理画面からスタッフの方が自由に登録できるようにすることで、この問題への対応を図りました。ただ、毎年度の助成金設定の度にこうした質問項目設定を行っていては非常に手間がかかってしまうため、同じ助成金であれば毎年度、同じ設定パターンを使い回せるようにし、現場負担を軽減しています。

質問項目には単一行での文字入力や複数行での文字入力、選択肢選択やファイル選択を選べるようになっており、それぞれ必須項目なのか任意項目なのかを設定できるようにしています。こうすることで助成金ごとに異なる質問項目を高度かつ柔軟に再現することができました。あわせて、入力フォームでは表現しにくいような研究内容の詳細などについては、PDFファイルをアップロードしてもらうことで対応しています。将来的に様々な助成金設計を行う予定だというお話だったので、その助成金の性質にあわせて自由に質問項目を設定することで、システム自体の改修なしに対応可能な状態を実現しています。

設定値による細かなホームページ制御と自動連動

助成金の採択者や結果報告などをホームページ上で行っていたものの、助成金の管理システムとホームページが連動しておらず、ホームページの修正自体にも費用や時間がかかっていたことにもお悩みでした。そこで、システム自体にホームページ機能ももたせ、採択されたデータは自動的に反映されるようにすることで、自動的にホームページが更新される状態を実現しています。システムを管理するスタッフの方は、募集開始から終了、審査、結果確定という一連のフローを行うだけで、常にホームページを最新の状態に保つことができます。あわせて、情報公開やお知らせ機能など、従来のホームページに存在した機能についても管理画面内で同様に管理できるようにしています。とりあえずこのシステムにログインしておけばすべて大丈夫、という状態は、現場の方の負担を確実に減らす効果があります。

訪問者、応募者、審査者、管理者の共存

助成金事業には多くの立場の方が関与するため、それぞれの方向けの画面と認証を準備することでこの問題に対応しています。応募者には応募者マイページを準備することで、申請の作成はもちろん、履歴参照、さらには採択された場合の報告書のアップロードやアバター画像のアップロードなども行えるようになっています。同様に審査者の方向けにも専用の画面を準備し、自身が審査を行わなければならない対象者の情報を確認、審査というフローが、スムーズに行えるように配慮されています。

旧システムのデータも取りこぼしなくインポート

旧システムにすでに蓄積されたデータが存在し、そうしたデータの処遇についても悩ましいポイントでした。幸い、データの出力自体は旧システム会社の協力を得ることができたため、過去の年度のデータについても、新システムで同様に保持、公開管理できるようにしています。もちろん、データ形式は異なるため、必要なデータを取捨選択した上で取り込みプログラムを実装。足りない部分や判断が必要な部分はスタッフの方に補っていただくというハイブリッド方式で対応しました。新システムに取り込む必要がないデータについては、財団側のストレージに保管しておいてもらうなど、取捨選択や優先順位づけを行うことで無用な工数やリスクを低減しています。

自立運営のためのヘルプとサポート

今回のご要望の肝であった、変化していく財団運営への対応と、スピーディーな自立運用というゴールに向けて、デモンストレーションの実施やヘルプの充実、問い合わせ対応などでサポートを行いました。担当の方の緻密な導入スケジュールのおかげもあり、大きな現場の混乱もなく、新システムへの切り替えを行うことができました。ホームページから審査まで、助成金運用において必要となる機能すべてが一つにまとまった状態を実現しています。