エクセル管理の限界

多数の物件で構成される数百室の社員寮や社宅の入居状況を可視化したいというご相談をいただいたのは、リゾート事業を営まれている会社の担当者の方からでした。百人規模の寮がある一方で数人の社宅も存在し、大小様々な物件の入居状況をエクセルで管理されていました。情報の更新が間に合わず、今から3ヶ月後にどの部屋が空いているのかがわからないという問題に直面しており、入寮前提のアルバイトや社員の採用に支障が出ていました。また、エクセルの更新業務自体も大きな負担になっており、こうしたエクセル管理の限界を解消するためのシステム開発プロジェクトがスタートしました。

既存データを基にデータ設計

複雑性は増していたものの、管理運用に必要なエクセルデータはすでに存在していました。全く新しいデータ形式を導入することも可能でしたが、現存のエクセルファイルで管理している項目が十分にシンプルだったため、それをベースにシステムで保持するデータ設計を行いました。

そのため、移行時のデータ準備工数を大きく圧縮することにつながったのはもちろん、現場で日々の登録更新業務を担うスタッフの方への導入も非常にスムーズに進めることができました。システム化することで、エクセルと比べると様々なデータチェックが行いやすくなります。入寮日がすでに入寮している人とかぶっていないかといったチェックを筆頭に、データ形式の不備やあり得ないデータ入力を未然に防止できるのは大きなメリットと言えます。

エクセルでは難しい視覚的な画面を用意

システムに期待されたのは入寮者を正確かつ効率的に管理することもありましたが、同時に人事採用含む関係各所に適切かつ直感的な情報提供を行うことでした。そこでいくつかの視覚的な画面を寮ごとに用意しました。

寮ビューと呼ばれる画面では、寮の部屋配置を模した画面で、それぞれの部屋の入居者の情報を表示するようにしました。初期状態ではシンプルな情報表示ですが、必要に応じて各入居者の付随情報を表示できるようになっており、例えば喫煙の有無で入居者のフロアや同室を調整したい、といった場合に効率的かつ直感的に情報参照が行えるようになっています。

また、カレンダービューと呼ばれる画面では、縦軸に部屋、横軸に日をとった画面表示で、どの部屋の入居者がいつからいつまで入居していて、どのタイミングでどの程度の空きがあるかを俯瞰することができるようにしました。相部屋では何人が入居しているかもわかりやすく表示されるため、状況把握に便利です。

基準日でのシミュレーションが可能

入居者はそれぞれ、様々なタイミングで入居を開始し、退去していきます。そのため「今」の状況だけを表示するだけでは未来予測ができません。そこで、各社員寮、各社宅での入居状況を「基準日」にあわせてシミュレーションできるようにしました。前項の寮ビューやカレンダービューと呼ばれる画面では「基準日」を変更することで、例えば今から90日後の入居状況をシミュレーションすることが簡単に行えます。空き状況は総数としても出力されるため、夏休みシーズンに何部屋の空きがあり、新たに季節限定アルバイトを何人まで雇うことができるか、といった判断が素早く行えるようになっています。

機能はシンプルに開発もコンパクトに

システム構築時点で必要とされていた機能は非常にシンプルだったため、プロジェクトとしての規模も、必要な開発期間も非常にコンパクトにまとまっています。社内には同様のエクセル管理で非効率になっているものが存在するということで、将来的な拡張や展開の可能性にも対応できるように構築しています。こうした段階的な開発や投資が行えるオーダーメード型開発の良さを活かした開発例と言えます。