研究助成金の申請管理

申請、審査プロセスのシステム化

大学生、大学院生向けの研究助成金の申請や審査を行うシステムをリプレイスしたいというご連絡をいただいたのは、大学内の学生支援部署の方からでした。詳しくお伺いしていくと、現在は大学内で汎用的に使われている申請管理の仕組みを利用しているものの、細かい使い心地や業務効率面で不満点が多いとのこと。専用設計にすることで、日々の業務効率改善はもちろん、既に顕在化している課題解決や、今後の機能追加もスピーディーに行っていきたいというご要望をお持ちでした。

現在利用されているシステムの状況をしっかりと理解した上で、不満点やこうあるべき、というポイントを整理。デザイン案のかたちで目に見える仕様に落とし込んだ上でご提案を行い、プロジェクトがスタートすることになりました。

操作する立場ごとの画面構築

申請を行うのは大学生や大学院生といった方々ですが、一次審査、二次審査、最終審査をそれぞれ担当する教員、そして取りまとめを行う事務局職員といった具合に、様々な立場の操作者がシステムを利用することが想定されました。それぞれが見るべき情報や、見るべき視点は全く異なるため、それぞれの立場ごとに画面を出し分け、ユーザビリティを高める工夫を行いました。

また、審査を行うという業務の性質上、どうしても様々なコミュニケーションが発生しがちです。そういった、申請者、審査者それぞれとのコミュニケーションを効率的に行えるよう、メールの発信はもちろん、各種督促の発信も管理画面内から簡単に行えるようにすることで、業務の大半をシステム上から行えるように配慮しています。

研究助成金の仕様にあわせて設定制御

研究助成金には複数の種類があり、その種類ごとに、対象となる学生身分や、最大助成額、助成対象となる経費項目などが異なりました。こうした助成金ごとの性質にあわせて申し込みフォームがきちんと連動するよう、助成金ごとの違いを設定項目で表現できるようにデータベース設計を行っています。

申請の際の金額や、採択の際の助成金額も、こうした設定項目に基づいてチェックを行っており、誤った金額での申請や、誤った金額での審査が行われないようなセーフティーチェックとして機能するように構築されています。最終的には事務局職員によるチェックプロセスもありますが、人の目によるチェックの負担を少しでも軽減するための工夫の一つです。

情報公開サイトも統合し省力化

学内の研究助成金という性質上、学内に対しての情報公開機能も希望仕様として含まれていました。従来は事務局の職員の方の手作業によるページでしたが、システム内の情報を基に、審査が完了して公開状態に設定された研究助成金については、自動的に情報公開ページが生成されるようにすることで、さらなる省力化を図っています。

また、成果物に対するコメント機能や、昨今のソーシャルメディアで一般的な「いいね」に類する機能も実装することで、採択者のモチベーションアップや、研究助成金自体の認知形成につながる仕組み作りも行われています。