総合勤務管理システム

独自構築システムのリプレイス

アルバイトを除く全職員の勤務管理システムを再構築したいと相談を受けたのは人事部の方からでした。詳しくお伺いしていくと、複雑な承認ラインや、届出ごとの細かい制御、さらには就任年度で異なる有給休暇付与のルールなど、一般的なパッケージシステムでは到底実現できないような仕様項目が多く存在したのです。その時点では独自構築のシステムを利用しておられ、そのシステムが昨今の国の社会保険制度の変更に追随するのがいよいよ困難になったため、私たちにご相談がきた、という流れでした。

既に稼働している原型となるシステムがあったため、そのシステムを参考資料としつつも、現在、そして未来の制度変更に対応していけるよう、構造的には大胆な見直しを行ったうえで、画面イメージと共にご提案。プロジェクトがスタートすることになりました。

届出ごとの個別プラグラム化

勤務管理システムなため、非常に多くの届出が存在しました。出張や休暇だけをとってみても、就業規定上、距離によって異なったり、取得できる対象者が異なったりと、単純な仕組みでは対応できないと判断。一つ一つの届出をプログラム化し、それぞれで独自の動作をするようにすることで、どのような場合に制限をかけるか、どのような場合に追加の情報を求めるか、といった細かい要件に対応していきました。

また、管理者による届出一括登録機能も整備し、全職員一括で対象になるイベントごとなどの場合に、管理者が代理で登録できるようにすることで、業務効率の向上を実現しました。管理画面内の機能も多く構築されたため、管理者の立場によって表示の出し分けや機能制限、さらには重要度の高いデータへのアクセスはアクセス元のネットワーク制限を追加するなど、セキュリティにも厳重な配慮を行っています。

休暇管理の統合と制度対応

有給休暇の管理も統合されたシステムのため、就業規定にそったかたちで有給休暇を生成。また、昨今の時間取得を推奨する流れに対応するために、残数を時間単位でも調整できるように設計しました。休暇残数がある場合に欠勤を登録しようとすると有給休暇の利用を促すアラートを出すなど、利用者・管理者双方にメリットのある細かい配慮も行われています。

さらには、事業者の責任において有給休暇の確実な取得が推奨されるようになった際にはいち早くその残数を一覧できる画面を作成。所属長を通じた取得奨励が行えるように機能追加を行いました。こうした国の制度変更に迅速に対応できるのも、オーダーメード型のシステムの強みと言えます。

膨大なテストと整合性担保

勤務管理システムはその性質上、給与に直結する大切なデータを多く扱うため、計算ミス等のバグは致命的です。そのため、システムの動作をテストするプログラムを丁寧に準備し、あらゆるケースで動作がおかしくならないようにチェックを行っています。機能追加のたびにテストプログラムも増えていき、今では数千を超えるテストプログラムとして、品質維持のために日々稼働しています。