アルバイトの勤怠管理

複数資金雇用に対応したい

アルバイト(臨時職員)の勤怠管理システムを構築したいと相談をうけたのは大学の人事部の方からでした。最初のヒアリングの際に市販のパッケージや月額利用サービスの利用を検討したほうが良いのではないか、とお伝えしたところ、大学の特殊事情により、アルバイトの方に支給される給与の原資が複数になりえるということ。そうした特殊事情では確かに一般的な勤怠管理システムでは実現しづらいため、独自構築を検討されるのが合理的です。そこでヒアリングを重ねながら仕様を詳細に検討し、画面イメージ図とともにご提案差し上げ、プロジェクトがスタートすることとなりました。

データを階層化し、複数のひも付きに対応

本システムの肝は、1ヶ月の勤務の中で、Aという資金のために働いている日(時間)とBという資金のために働いている日(時間)が混在しうる、ということでした。また、それぞれの資金により、その勤怠を承認する人が異なるため、同じ勤務表に存在しても実は混在しているという概念を実現する必要がありました。そこでデータを階層化し、複数の承認ラインが混在しても各業務フローが流れる設計を実施。そこに有給休暇の生成や使用においてもつじつまがあうように組み合わせることで、複数の資金による雇用を勤務管理する仕組みを作り上げました。

勤怠を登録するアルバイト、それを承認する承認者、そしてシステム全体の状況を管理する人事担当といった、異なる属性ごとに専用の画面を用意するとともに、学内で使用されてる認証システムと連携することで使用に際してのハードルを下げています。日々の研究活動補助や大きなイベントの補助など、年間でたくさんのアルバイトを雇用・管理していただけに、その業務効率向上への貢献度は大きなものがありました。

通勤経路、交通費精算も統合

勤務内容を登録する際に、交通費も簡潔に登録できる機能も追加され、給与に係るデータをまとめて収集することができるようになっています。交通費のベースとなる経路検索は駅すぱあとAPIを利用し、常に最新・正確なデータを参照。よく使う経路や通勤経路については事前に登録・承認できるようにし、日々の入力の手間を低減しました。

新規採用申請も追加され、一連のフローが完結

構築当初は既存アルバイトの勤怠管理のみだったシステムも、その後新規採用申請もシステム化されることで一連のフローがシステム内で完結することとなりました。アルバイト雇用に関するものはすべてここで、と明確かつシンプルになることで、データ的にも業務フロー的にも非常に見通しの良い状態が実現されています。