複数資金雇用に対応したい
アルバイト（臨時職員）の勤怠管理システムを構築したいと相談をうけたのは大学の人事部の方からでした。最初のヒアリングの際に市販のパッケージや月額利用サービスの利用を検討したほうが良いのではないか、とお伝えしたところ、大学の特殊事情により、アルバイトの方に支給される給与の原資が複数になりえるということ。そうした特殊事情では確かに一般的な勤怠管理システムでは実現しづらいため、独自構築を検討されるのが合理的です。そこでヒアリングを重ねながら仕様を詳細に検討し、画面イメージ図とともにご提案差し上げ、プロジェクトがスタートすることとなりました。
データを階層化し、複数のひも付きに対応
本システムの肝は、1ヶ月の勤務の中で、Aという資金のために働いている日（時間）とBという資金のために働いている日（時間）が混在しうる、ということでした。また、それぞれの資金により、その勤怠を承認する人が異なるため、同じ勤務表に存在しても実は混在しているという概念を実現する必要がありました。そこでデータを階層化し、複数の承認ラインが混在しても各業務フローが流れる設計を実施。そこに有給休暇の生成や使用においてもつじつまがあうように組み合わせることで、複数の資金による雇用を勤務管理する仕組みを作り上げました。
勤怠を登録するアルバイト、それを承認する承認者、そしてシステム全体の状況を管理する人事担当といった、異なる属性ごとに専用の画面を用意するとともに、学内で使用されてる認証システムと連携することで使用に際してのハードルを下げています。日々の研究活動補助や大きなイベントの補助など、年間でたくさんのアルバイトを雇用・管理していただけに、その業務効率向上への貢献度は大きなものがありました。
通勤経路、交通費精算も統合
勤務内容を登録する際に、交通費も簡潔に登録できる機能も追加され、給与に係るデータをまとめて収集することができるようになっています。交通費のベースとなる経路検索は駅すぱあとAPIを利用し、常に最新・正確なデータを参照。よく使う経路や通勤経路については事前に登録・承認できるようにし、日々の入力の手間を低減しました。
その日に登録することが予想される通勤経路については、初期状態でセットされた状態にすることで、勤怠登録に付随する作業量を削減。業務の掛け持ち等で頻度高くシステムを利用するユーザーも多いため、高評価を得ています。
新規採用申請も追加され、一連のフローが完結
構築当初は既存アルバイトの勤怠管理のみだったシステムも、その後新規採用申請もシステム化されることで一連のフローがシステム内で完結することとなりました。アルバイト雇用に関するものはすべてここで、と明確かつシンプルになることで、データ的にも業務フロー的にも非常に見通しの良い状態が実現されています。
構築後の大きな機能追加は画面設計上で統一感を失いがちで、操作にとまどうユーザーを生みかねません。そこで、既存の機能との一体感を重視して画面デザインを実施しました。操作マニュアルに頼らない画面誘導で、大きな混乱なく新機能群の投入に成功しています。
こういったお悩みをお持ちであればご相談ください
資金元、予算元をわけて管理したい
いつ出勤し、いつ退勤したか。これだけを記録するだけであれば一般的な勤務管理のパッケージ商品や、月額課金型のサービスで全く問題ないと思います。ただ、ある人はA資金、またある人はB資金、さらにまたある人は、月曜日はC資金だが他の曜日はD資金といった混在があるようなケースでは、仕組み上複雑になりがちで、対応できないケースも出てきてしまいます。一般的な勤怠管理システムはあくまで一人の労働者は一つの部署、一人の上司、というかたちを前提にしていることが多く、資金元という考え方も予算元という考え方も適用しきれないケースが多いのが実状です。
同じ日に複数の資金に関連する業務を行うケースなどは時間単位で登録できるようにする必要もあり、はじめからそういった設計にしない限り、なかなかカスタマイズといったレベルで対応しづらいのも事実です。無理に対応すればするほど、人力による事前作業や事後作業が必要になるなど、本末顛倒の事態にもなりがちです。こうした事情を抱えた雇用環境であれば最初から独自構築というのが有力な選択肢になってくると思います。
独自構築であれば可能性は拡がります。時給の算出元を別資金にすると共に、どの移動に伴う交通費をどの資金に負担させるべきか、また、有給休暇を取得した場合に、どういった比率で各資金が負担すべきかといった、細かい予算負担も制御することが可能です。担当者はデータを出力するだけでよくなり、業務効率が劇的に向上する効果が期待できます。
人材の入れ替わりが激しい
アルバイト、臨時職員と呼ばれる雇用形態は、人の出入りが激しく、複数の業務をかけもちしたり、一定のブランク期間の後に再雇用されたりするケースも多いと思います。特定のイベント期間だけスポットで雇用されることを繰り返す、というケースも多いでしょう。こうした変動の激しい人材の新規雇用や再雇用をシステム内で管理することができれば、業務効率が大きく向上する可能性があります。
新規雇用の登録を外部に公開する場合は、募集できる機能を皮切りに、そこから審査、採用確定、データとしての取り込みや他のシステムへの出力等を行うことができます。本人からの応募ではなく、雇用担当者による登録方式にする場合は、雇用担当者がアクセス可能な場所に、新規採用申請を行える画面を準備することになると思います。雇用に関して必要な情報登録を、一番それらの情報を持っている現場に委ねることで、取りまとめを行う人事担当スタッフの負担を軽減することにもつながります。
人材の入れ替わりが激しいということは、それに伴う事務作業も膨大ということを意味します。新規採用者の情報は申請者が最もわかっているケースが多いと思いますので、申請者に委ねるのは理にかなっています。少しでも正確に、少しでもシンプルに管理、運用するためにも、システムによる流動性の高い人材管理を検討してみてください。
代理入力を行える必要がある
勤怠管理は通常、本人による入力が基本ですが、入力用の端末を操作できる人が限定される場合や、取りまとめて入力する方が効率的な場合等に、代理入力者を立てるケースがあります。1日だけのイベント雇用での給与支給の場合、一括で代行入力してしまった方が早い、ということもよくある話だと思います。こうした場合も、独自構築システムであれば柔軟に対応することが可能です。
雇用担当者が代理入力者を兼ねる場合もあるため、誰が何をできて、画面をどのように移動して操作を行うのかといった画面設計が重要になってきます。迷わず、直感的に操作できることが理想ですし、ユーザビリティを高めることで、思い違いによる誤入力を防ぐ効果もあります。余計な画面が見れる必要はありませんし、操作をより直感的にし、無用な情報リスクを低減するためにも、シンプルな導線になるように心がけるべきです。
同じような勤務パターンが繰り返される場合等は、こうした代理入力に加えて、一括登録のような機能を準備した方がより効率的になる場合もありますので、組織全体の事情や個別部署の事情をうまく把握しながらプロジェクトを進めていくことをお勧めします。
当社では、シンプルな仕様の案件はもちろん、一般的なシステムでは実現が難しい、発想の転換が必要なシステム開発も得意です。ご相談はもちろん無料ですのでお気軽にお問い合わせください。
