事務効率化を図りたい
数多く存在する手続きや申請類をシステム化し、事務効率を向上させたいというご相談をうけたのは人事部の方からでした。一元化して人事に関わるすべてを参照・手続きできるようにすることで利用者増もはかりたいと、具体的な狙いまでお持ちで、持ち込みの仕様資料に対して、こちらで仕様を肉付け・イメージ化しご提案したところ、「お任せします」と委託いただき、プロジェクトがスタートしました。
モジュール化し一元化
システム構想段階でシステム化が決定していたものは数種類だけでした。まずはそれらを一つ一つの塊として構築していきました。こうすることで、今後、システムで取り扱う申請や機能が増えていった際も、他に影響することなく追加していくことができます。
各申請への導線もできるだけシンプルにするため、利用者のHOME画面に並べていくかたちを採用。利用者の属性に応じたブロックの出し分けも実装することで「どれを選べばいいのかわからない」「画面がごちゃごちゃして見づらい」といった事態にならないように配慮しました。
給与明細閲覧機能も追加しポータル化
申請手続き以外の目玉機能として、給与明細の閲覧機能も追加。人事部の担当の方からのアイデアでしたが、これにより紙の明細の発行コストを低減するとともに、システムを日常的に利用するきっかけづくりに成功しています。また、源泉徴収票や支払調書の発行機能も実装し、給与がらみで発行されるものはここで見ることができる、というイメージづくりに成功しています。
一つ一つは細かい機能ですが、こうした付随機能をいくらでも追加していけるのがオーダーメード型システムの良いところと言えます。機能が充実することで利用者が増え、利用者が増えることでより多くの手続きをオンライン化していけるという好循環を作り出しています。
制度変更にも素早く対応
人事制度は変更がつきものですし、国の制度を利用したものであれば年度単位で変更がかかることも珍しくありません。こうした変更にも素早く対応できる体制を構築し、運用保守の範囲でスピーディーに対応しています。現在も申請類が適宜システム化されており、まさに人事申請のポータルサイトとしての機能が日々充実しています。
こういったお悩みをお持ちであればご相談ください
申請の種別が多すぎる
大きな組織になればなるほど、様々な制度が整備されると同時に、それを申請、管理する仕組みが必要になってきます。頻度の低いものであれば申請用紙ベースでの旧来のやり方で問題がないのかもしれませんが、申請が時期により集中したり、そもそも提出頻度の高い申請であったりすると、間接部門の負担は非常に大きなものになってしまいます。用紙の管理や、その手続方法の周知まで含めると、紙での管理はそう遠くない未来に限界を迎えることは明らかです。ただ、やみくもにオンライン化をしても、その手続場所や方法が散在していると、結局は問い合わせが殺到することになり、業務負担は増してしまいます。
申請の種別がたとえ多くても、それを一箇所にまとめ、同じようなユーザーインターフェース（UI）で統合することが重要です。使い勝手が似ていれば、利用者の時間的・心理的負担は下がり、操作方法に関する問い合わせ数を減らす効果が見込めます。また、「ここにいけばとりあえず何とかなる」というイメージが浸透しさえすれば、「どこで申請できますか？」といった問い合わせも根絶することができます。操作の仕方が統一されていれば、たとえ新しい申請が増えたとしても、そこまで操作にとまどうことはありません。操作慣れも早く進み、結果として申請される情報の質が高まります。
申請の種別が多いと、ついつい各担当部署ごとに仕組みを設けがちですが、多いからこそ横断的に取り組むのが理想です。担当部署がそれぞれでアクセスできるように権限管理を実装すれば、同じシステムで複数の部署が業務を行う状態は実現可能です。一部の手続きについてはオンライン化はどうしても無理だったとしても、核となるポータルを作ることには大きな意味がありますので、可能な範囲で集中化していくことをお勧めします。
新入社員/職員への対応も一元管理したい
とりわけ人事部が関与するようなケースでは、既存の社員/職員への取り組みはもちろん、新入社員への取り組みが必要になる場合があります。社員情報を管理し、入社初日から様々なものが滞りなく行えるための下準備のために、色々な情報を事前に取得する必要があります。こういった情報を紙で取得するのは古くからの一般的な方法ですが、紙で取得したものは誰かがデジタルデータとして入力する必要があります。こうしたアナログでの取得は無くす方向で考えるべきです。
共通の認証基盤を利用したいが、入社前の場合、その認証情報が準備できないことも珍しくありません。かといってメール等でやりとりをしても、情報の転記の手間や、セキュリティ上の懸念がどうしても発生してしまいます。採用人数が多い場合には情報の取りまとめだけでも大きな業務負担になってしまいます。
既存の社員/職員に対しては共通の認証基盤を利用しつつ、新入社員に対しては入社日までは別のログイン情報での認証を許容するといった方策が考えられます。少々いびつではありますが、裏側のシステムを共通化できるので、認証部分だけを分岐させておくのが最もコストパフォーマンスが高まる場合も多いです。同様に、システム自体はわけてしまって、データベースを共用することでデータを一元化するというアプローチも有効でしょう。取得したデータをそのままシステム内で使うことはもちろん、別の人事関連システムに出力できるようにしておくことで、関連業務の効率化も同時に実現できます。
補助金や福利厚生にも対応したい
補助金等の福利厚生メニューを組織内で独自に運用しているケースも多いと思います。また、地方自治体や行政が運用している補助金やクーポンの申請を受け付けているところも多いと思います。こうした業務も積み重なってくると、関与する部署の大きな負担になってきてしまいます。補助金は年度単位で変更されることも多く、そうした制度対応も大変です。
申請を受け付けるだけで終了するものであれば簡単ですが、申請を受け付け、それを外部のサービスへ申請。その後クーポン番号が発行されたら本人に通知、となると少し複雑になってきてしまいます。こうしたケースではできる限りファイル一括更新ができるようにしておき、1件1件手打ちで登録、といった悲惨な事態にならないようにする必要があります。同時に、1件だけを修正するためにアップロード用のファイルを作るのは手間ですので、画面上でも1件単位で変更できるようにしておくとより柔軟な対応が可能でしょう。制度変更にもできる限り設定値の変更で対応できるようにしておくことで、制度変更の度にシステムの改修が行われるというケースを少なくすることができます。
働き方改革という言葉が一般化する中で、こうした福利厚生に関わる部分にも厳しい視線が向けられるようになってきています。業務効率を犠牲にせずに、こうした多様な福利厚生メニューを運用していける体制づくりがますます重要になる中で、こうした仕組みづくりへの投資を積極的に検討してみてください。
当社では、仕様が明確な案件はもちろん、構築段階では最小構成で組み上げ、その後に増築していくシステム開発も得意です。ご相談はもちろん無料ですのでお気軽にお問い合わせください。
