ロケーションフリーの流れ
フリーアドレスという言葉がオフィスレイアウトの流行として定着しましたが、さらにテレワークの進展により、ロケーションすら自由にしてしまおうという流れが加速してきています。この流れをうけて、コワーキングオフィスという業態の注目度も高まっています。
当初はフリーランスのような、事務所を持たない人たちのよりどころだったコワーキングオフィスが、オフィスを持つ人たちからも注目を集めるようになってきた昨今、新規参入や事業拡大を考えている方も多いのではないでしょうか。名のしれた不動産会社も参入してきており、都市部を中心に選択肢の増加は止まりません。高級路線のものから、カフェのような気軽な路線のものまで、コワーキングオフィスと一言で言っても、様々なパターンが存在しています。
今回はこうしたコワーキングオフィスの管理システム構築について考えてみたいと思います。さっそく、いくつかのポイントで整理してみましょう。
Point. 1 オンライン、タブレット連動
コワーキングオフィスは、場所貸しという性質を持つ以上、いかに少人数で効率的に運営するかが肝になってきます。究極的に無人、それが難しくても1人での日々の運営ができれば理想ですが、それを実現するには受付含む顧客対応をシステム化する必要があります。
月額利用の契約管理や、ドロップインの予約・支払いをすべてまとめて管理できる仕組みにしましょう。また、オンラインでの予約内容をそのままタブレットで参照できるようにし、入退室管理と連動するようにできれば、そのまま請求から支払いまでの流れもスムーズになります。
都度の現金の収受は色々と手間なので、割り切ってしまってすべてをカード決済にする方法も一つです。カード手数料はかかりますが、釣り銭準備の手間が消えると思うと検討の余地はありではないでしょうか。割り切ることで業務が劇的にシンプルになるため、導入の反発が強くないのであれば検討の価値があります。顧客の企業規模や企業形態にもよりますが、カード決済のほうが喜ばれるケースもあると思います。
Point. 2 会計との連動
業務効率化は何も顧客対応だけに限りません。事業として運営していくのであれば、当然、日々の入出金には経理業務が伴います。この経理業務も徹底的に効率化しなければ、利益の創造は困難です。
月額の引き落としや、都度利用の支払いもすべてシステムを経由して決済することで、そのまま自動的に仕訳生成まで一貫して実行できます。そのまま弥生会計にインポートできる形式でファイル出力するのも良いでしょうし、freeeのようなクラウド会計とAPI連携するのも良いでしょう。システム上で一元管理することで、経営分析のデータも精度高くできるのも隠れたメリットです。スタッフができる限り介在しなくて済むように突き詰めるべきです。
コワーキングの運営スタッフだけでバックオフィス業務も含めて運用できれば、非常にコンパクトな組織で運用が可能になります。これは経営上は大きなメリットになるでしょう。
Point. 3 個別提案のCRMに活用
入退室のログや支払い履歴を管理することで、利用者の姿が事細かく記録されていきます。これを顧客満足度の向上に活用しない手はありません。利用率がわかればどれぐらいのヘビーユーザーかがわかりますし、利用時間帯の割合をみれば、どういった時間によく使っているかがわかります。
一般的には、こういった一人一人の顧客への対応は受付スタッフの属人的スキルによるところが多いかもしれませんが、少人数かつ効率的に運営する以上、そういったスタッフ一人一人の勘と経験に依存するわけにはいきません。
利用傾向から満足度を推測したり、混み具合の予測値をだすことで集客計画の基礎資料としたりと、たくさんの使い道があります。また、顧客一人一人のライフイベントの通知をだしたり、ごぶさたな方、ちょっと空いた方等のフォローにも活用できます。利用率が下がってきている利用者は退会予備軍なことが多いため、積極的にフォローするなどのアクションにも役立てることができるでしょう。
場所以上のものを
コワーキングオフィスとレンタルオフィスには、似ている部分もあれば似ていない部分も多くあります。コワーキングとは一緒に働くというニュアンスが含まれ、そこにはどこか一つのコミュニティのような側面があるのは間違いないでしょう。
そのコミュニティ感、いわば色のようなものを大事にしつつ、事業として成立させる工夫が運営者には求められています。決して利幅の大きな業態ではないだけに、効率的にするところは徹底的に効率的にし、人情味溢れるつながり重視のところはしっかりコミュニケーションを充実させる、といった、メリハリがとても大事なように感じます。
もし、事業性の壁にぶちあたってお悩みであれば、コワーキングオフィスだからこその徹底効率化を是非検討してみてください。
開発スタッフのコメント
