自由だからこその仕組み作り
美容外科クリニック、形成外科クリニックの競争は年々激しくなっています。都市部の主要な駅前にはいくつものクリニックが乱立し、テレビCMや駅広告など、盛んな宣伝合戦が今日も行われています。インターネット集客が重要性を増しているのは事実ですが、YoutubeチャンネルやFacebook広告、テレビCMから雑誌広告まで、宣伝手段としては実に多様なため、最も競争の激しい市場の一つと言えるかもしれません。
全国チェーンの大手であれば共通のシステム基盤があるところも多いと思いますが、数カ所規模のクリニックの場合、最初の頃に使っていたエクセルで売上や顧客を管理し続けているところも多いかもしれません。複雑に絡んだマクロやシート参照が使われているとしたら危険信号と言えます。
今回はこうしたマクロエクセルに依存した状態を解消し、より早く、正確に経営管理を行っていくためのシステム構築について考えてみたいと思います。早速いくつかのポイントで整理してみましょう。
Point.1 クラウド化と多院対応
現状でもDropboxのようなファイル共有ツールやGoogleスプレッドシートのようなもので、多拠点での情報一元化を試みているかもしれませんが、ファイルのロック問題や容量問題、さらには重複問題など、こうしたファイル共有での力業はいくつかの構造的問題を抱えています。
システム化にあたり、どこからでもアクセスできるクラウド化は必須でしょう。インターネットブラウザさえあれば、どこからでもアクセスでき、スマートフォンでも出先から確認できるなど、移動中の時間も経営管理にあてることができるようになります。新規店舗を立ち上げる際にも特殊な装置の導入等が必要なく、スピーディーに展開できるメリットもあります。操作に対して権限をつけて管理できるのもメリットでしょう。見れるだけ、編集も可能、といった細かい権限管理が行えるので、情報統制上も非常にメリットがあります。
Point.2 セキュリティの徹底強化
クラウド化に限らず、個人情報保護、セキュリティは、最重要課題の一つと言えます。流出事故はクリニックの存続に関わる問題に発展するだけに、システムとして、そして運用ルールとしてセキュリティは徹底強化すべきです。
具体的には、システムにアクセスできる端末やIPアドレスの制限にはじまり、操作者によってアクセスできる情報、操作できる機能を細かく制御することが考えられます。また、操作履歴を全て残し、「誰が、いつ、何をしたか」を追えるようにすることで、もしもの場合の原因究明に役立ちますし、未然に悪事を防ぐ抑止力として機能します。
システムとしても当然に脆弱性対応を行っていくべきであり、堅牢な作りにすると共に、それを長期的に維持していける体制もあわせて整えるようにしてください。情報漏洩の大半は人為的な原因によるものです。システムは強固にしつつ、そうした人的要因を徹底的に排除するように努めるべきだと思います。
Point.3 豊富なレポートや広告連携機能
美容外科クリニックにおいて、広告戦略は非常に重要です。リスティング広告等のネット広告に取り組んでいるクリニックも多いと思います。そうした広告とシステムが連携することで、科目毎の広告費用対効果も俯瞰できるようになり、経営の意志決定の精度が高まります。
また、広告に限らず、科目毎の売上や顧客属性、流入経路での集計など、クリニックが大切にしている経営指標に応じたレポート機能を実装することで、短い時間での的確な経営状態の把握が可能になります。「現場担当者に任せっきりで最近の状態がよくわからない」とお悩みなら、非常に効果的です。
どの科目が競合に負けているのか、どの時期の広告が特に効果があるのかといったシンプルな指標だけでも経営判断には非常に役立ちます。さらにデータエクスポート機能も用意しておけば、さらに高度な分析ソフトでの処理も可能になります。組織内の分析力に応じて、どのレベルの機能や全体設計を行うかを検討してみてください。グラフ化に長けているBIツールを使うのも良いでしょう。それぞれの用途にあわせて、最適なツールを組み合わせていくのも、機動力が高まりますのでお勧めです。
後回しからの脱却
日々の激務と新クリニックの開院、人材採用など、美容外科クリニックの成長の過程においては経営者である院長・理事長に集まる負担が指数的に増加していきます。一箇所だけだった時代にはエクセル等の力業でいけたものが、多院化するなかで足かせになってきてしまいます。
「売上管理ファイルを最近見ていない」と思われているのでしたら、既に適切な投資タイミングです。業務基盤を強化し、何よりも経営者である院長・理事長の意志決定に役立つツールに進化させることができれば、スピード感ある成長を下支えしてくれる不可欠かつ差異化につながる資産になります。後回しからの脱却を検討してみてください。
開発スタッフのコメント
