名刺もオンラインで管理する時代

商談の多い職業についていると、どんどんと増えていくのが名刺。以前であれば名刺ホルダーのようなものや、専用の名刺管理ファイルを用意して整理するのが普通でしたが、今はスキャンしたものをクラウド上で管理することもできるようになってきました。

まだまだ一般的ではないとはいえ、ヘビーユーザーほどその恩恵にあずかろうと移行を進めています。また、社内の情報共有という意味で、名刺データを資産と捉え、積極的に電子化している例もあります。

今回のテーマは、こういった名刺データをオンライン上で管理するためのシステムについてです。どのように構築すればユーザーの利便性の高いサービスを実現できるのか、いくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 名刺データは自動と人力のハイブリッドで精度UP

名刺データの取り込み方はいくつもの方法があります。その中でも、ユーザーに画像を撮ってもらいそれを送ってもらうパターンや、名刺の実物を送ってもらいスキャンする方法が主流ではないでしょうか。

どちらのパターンでも肝になるのが、文字抽出の精度と運用コストのバランスです。最高の精度を求めるのであれば人力が確実でしょう。名刺の中にはデザインに凝りすぎてOCRのような自動認識では読み切れないものもたくさんあります。ユーザーが撮影した画像であればなおさら難しくなります。

最適解としては、自動で文字認識をかけるステップと、人力によるステップを組み合わせます。自動認識の結果を人間がチェックして必要であれば修正を行うというプロセスにすることで、最小限の人員で最大数の名刺をさばくことができます。

さらに、漢字と英語を識別できる中国語圏の人材を活用することで、その人力の部分にかかるコストも大幅に抑えることができます。システムと人間、その両方を高度に活用できる仕組みを構築しましょう。

Point.2 タグ、グループ、検索で管理を簡単に

大量の名刺データを保存した次に問題になるのは管理です。会社ごとにグループ分けをしたり、相手の得意なものや話題にあわせてタグ付けをしたり、さらに名刺交換したときのやり取りをメモとして記入しておいたりと、管理上いくらでもできることがあります。

とはいえ、全てを人力でやっていると、名刺管理だけで仕事が終わってしまいます。グループ分けは会社名を認識して自動でシステムが振り分けるようにします。また、過去のタグ付けの傾向を見て、「この人にこういったタグをつけますか?」といった提案機能をもうけ、簡単な操作で大量の名刺に対して適切な管理データを付与していけるようにします。

名刺に対するメモも、いちいち個別の名刺を開いて入力、といった手間をなくし、名刺一覧画面でどんどんと入力し保存していけるようにします。名刺管理の際の画面遷移を極力なくすことで、素早く適切なデータを入力、選択できるようにし、管理にかかる時間をできる限り低減しましょう。

Point.3 チーム内で新しいデータが登録された際は並列表示

過去に名刺交換したデータが古くなることがあります。相手の役職や部署が変わった場合などです。同一人物を思しき名刺データがチーム内の他の誰かによって登録された場合は、その旨を知らせる通知がくるようにします。

最新の役職をネタに連絡をとるのも一つですし、今後の連絡の際に古い役職や部署で連絡してしまうのを防ぐこともできます。

引き出しの中の資産をクラウドへ

会社に属する一人一人が持っている情報資産は、意外なほど大きいものです。名刺はもちろんそうですが、個人のノウハウや人脈など、できる限り共有できるかたちに落とし込むのが会社全体の競争力につながります。

名刺管理を丸投げできるので個人も楽になり、データ共有が進み会社も得をする。こういったWin-Win-Winの関係を実現する名刺管理サービスに、是非挑戦してみてください。

開発スタッフのコメント
タグ付けを行うことで検索利便性が高まりますが、名刺が参照された価値を裏側で計算し、その数値に基づいてランク付けをするといった機能も実現できます。また、異動した人の情報を更新しやすくするために、登録した人以外でも異動、異動可能性あり、といった属性ラベルをつけることができるようにすれば、人脈データベースの鮮度をより維持しやすくなる場合もあります。