地域スポーツクラブのメンバー・運営管理システム構築

System

ボランティアベース

サッカークラブや野球クラブなど、地域単位でのスポーツクラブが人気です。地域によって、その活動地域の広さや、運営形態に差はあれど、一部の企業運営のものを除き、基本的には保護者のボランティアによって成立しているところが多いのでないでしょうか。

そんな場合に一部の人に役割が集中してしまうのが各種管理業務。活動費の徴収から、遠征のメンバー管理まで、細かく管理しはじめると、きりがないほど雑務に溢れています。

今回はこうした地域スポーツクラブの運営をサポートするシステム構築で重要になる点について考えてみたいと思います。さっそくいくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 活動費徴収を自動化

お金周りの管理というのは面倒なものです。さらに不払い含め、回収漏れなどある場合にはなおさらです。この活動費徴収の面倒さからされるために、活動費徴収を自動化しましょう。

手渡しや銀行振込で行われているフローをシステム上でクレジットカード支払いにしてもらうことで自動化します。支払いエラーがあった場合にのみチェックすればよくなるため、毎月、お金の催促で保護者間がぎくしゃくすることもなくなります。

カード支払い手数料が発生しますが、月に5000円程度の活動費であれば銀行振込手数料より安い場合もありますし、手渡しの手間を考えると合理的な範囲におさまるように思います。

Point.2 経理、報告を一元化

活動費徴収をシステムに統合すると同時に、遠征費のような都度必要な代金の回収も統合しましょう。クラブに入ってくるお金の流れと、実際に使用したお金の額をシステム内に登録することで、活動報告書をほぼ自動で生成することができます。

さらに簡易的な経費精算機能をもうければ、立替払いをした人がその精算を申請できるようになります。そうすることで、細かいレシートを付き合わせながら会計係に負担が集中することもありません。何にいくら使ったかが報告書によって透明化されるので、クラブ全体でのお金のトラブルを未然に防ぐことができます。

Point.3 代替わりに対応

地域スポーツクラブは、子供の成長とともに、その運営を担う保護者も変化していきます。スムーズな代替わりができなければ、不明瞭なまま引き継がれていく謎の入出金や、引き継ぎ時のごたごたが起こりかねません。

機能を最低限に絞ることでわかにくさを排除し、権限管理についても、期間と一緒に設定できるようにすべきです。また、OB・OGとはいえ、いつでもシステムにアクセスできるのはセキュリティ上リスクを抱えることになるため、OB・OG専用の権限をもうける等し、様々な属性の方が柔軟かつ引き継ぎ可能なかたちでシステムを利用できるようにすべきです。

ボランティアに甘えない仕組みを

共働き世代が増える中、一部の人に負担が集中してしまう仕組みは長続きしません。それがボランティアベースでの活動であればなおさらです。仕組みをしっかりと整備することで地域の様々な活動が活発になり、地域活性化につながるように思います。

町おこしや地域行政の施策では、とかく設備整備に意識が向きがちですが、こうしたソフト面でのサポートにも大きな可能性が潜んでいます。地域スポーツクラブに限らず、地域活動を支援する仕組み作りを是非検討してみてください。

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