申請書、各種届け出、ファイル管理システムの構築

System

膨大なファイル管理

ある程度の大きさの組織になれば避けて通れないのが、社内の様々な申請書や届け出、その他、稟議や承認プロセスの書類等、膨大なファイルが社内を飛び交うことではないでしょうか。

ついつい慣れているからと、エクセルやワードファイルが飛び交うのはあまり健全ではありません。とりまとめる側の作業は増え続け、ファイルを探すためにものすごい時間を費やす状況になってからでは遅すぎます。

今回はこうした申請や届け出をいかに効率良く管理すべきかについて考えてみたいと思います。

Point.1 テンプレート配布からの導線をスムーズに

社内や行政の届け出あれば、何かしらの基本形となるテンプレートが存在するはずです。もしテンプレートそのものが存在せずに各部署が秘伝のタレのような運営を行っているのであれば、これを機に共通テンプレートを作成して利用しましょう。

申請システム上でテンプレートをダウンロードし、そのまま少ないクリック数で当該のファイルをアップロードできる画面設計にすべきです。よく、テンプレートはテンプレートで違う場所にまとめて置いて、アップロードする場所は全然違う、という設計もありますが、「必要なものを必要な場所に」という鉄則を守るべきです。

Point.2 適切なバックアップ設計を

ある程度の期間、ファイルを確実に残しておかないといけない場合、バックアップ設計は重要です。ファイルを定期的に別サーバーに保存するのも良いでしょうし、サーバー全体のスナップショットという方法を検討するのも一つでしょう。

容量がとても大きくなりうるのであれば、クラウドストレージとの連携も視野にいれるべきです。保管すること、がメインになるのであれば、ストレージ料金をおさえるための保存重視の契約プランがお勧めです。

Point.3 既存システムとの統合が勘所

申請システム単体で構築したい、という需要はまれではないでしょうか。実際は既に他のシステムが動いていたり、その申請を基に他のシステムやサービスにデータをエクスポートするというケースも多いと思います。そうした場合は認証やファイル出力で高度に連携するのはもちろん、そういった別システムとの連携を長期的にメンテナンスしやすい設計にすべきです。

外部連携の部分は硬直的につくってしまうと、機能修正の度に膨大なコストがかかってしまいます。法制度の変更は頻繁にありますし、社内の制度の変更も無視できません。変更に強いシステムにできるかどうかが、こうした業務補助的システムで絶対にはずせないところです。

紙からの代替にとどまらない進化を

組織の歴史が長いほど、「これ、いまだに紙なの!?」というシーンも多いと思います。それをインターネット上でできるようにするだけではもったいないので、業務効率、そしてファイルの安全性をより高めるかたちを模索すべきです。

紙からデジタルへ、そしてクラウドへ。より身軽に、より筋肉質な組織や意志決定フローの確立のために、ぴったりはまるシステム構築を是非検討してみて下さい。

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