金属加工業(マシニング・切削・表面処理)の業務管理システム構築

System

高品質とコストの両立

日本の製造業は衰退したと言われることが多くなりましたが、今この瞬間も経営努力、技術革新を繰り返して成長を実現しているメーカーが数多くあります。小ロット品への細かい対応や、特殊な技術で世界を相手にするなどその生き残り方は様々ですが、どの会社も自分達が「ここだ!」と信じたところへは積極的な投資を行っているように感じます。

いくら高品質が評価されようとも、必ず値踏みされてしまう時代。グローバルでの競争となれば、なおさら人件費の安い国との戦いがついて回るため、コスト意識も否応なく持たなくてはなりません。

今回は、こういった高品質とコストを高次元で両立させなければ生き残っていけない時代に、金属加工業の業務管理システムはどうあるべきかについて考えてみたいと思います。早速いくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 データのやり取りをWEBベースに

未だに紙のみでやり取りしているところは少なく、CADデータのようなデジタル図面データでのやり取りがほとんどだと思います。担当者がメール添付を駆使して行うことも多いと思いますが、データのバージョン管理や、担当者が休みや出張で不在のときの対応が混乱するなど、デメリットも多くあります。

データのやりとりを先方にWEB経由で行ってもらうことで、「あのデータが」「このデータが」といった、データの取り扱い間違いを減らすことができます。また、データの保存場所が明確になるので、部署横断的にデータを参照したい際に連携が取りやすくなるというメリットがあります。さらに自社内での作成データを同じ顧客に紐づけて保存できるようにすることで、データの顧客ごとの管理が徹底され、データの場所を探して費やす無駄な時間を無くすことができます。

Point.2 発送伝票や納品書、請求書も1クリック発行

会社の規模が大きくなっても、意外に放置されているのが、事務作業の手間です。事務スタッフがやるから、という理由で、未だに手書きの発送伝票を書いているところも少なくありません。これは今すぐにでも印刷タイプの伝票に変更すべきです。

とはいえ、それ専用のソフトを立ち上げて伝票をちまちまと作っているのでは本末転倒ですので、管理システムから1クリックで伝票登録から発行まで行えるようにしましょう。また、顧客ごとに納品の度についてまわる納品書や請求書の発行業務も、同様に1クリックで印刷できるようにしておき、注文や納品の度に発生する細かい事務作業を消し去っていく努力が必要です。

Point.3 システム言語は多言語対応に

今は仮に国内にしか顧客がいなかったとしても、その状況が未来永劫続く保証はありません。むしろ、世界を視野にいれながらなかなか踏み出せていないというケースが多いのではないでしょうか。

業務管理システムは顧客を巻き込む都合上、未来を見据えて多言語対応にすべきです。後から言語設定が簡単に追加できるように作っておき、最初の内は日本語だけで展開するというのも現実的な選択肢として有力です。将来の拡張に耐えうるようにしておくことで、ここぞという時に余計な出費がかさまないようにしましょう。

連携度合いは会社それぞれ

業務管理システムはどこまで周辺の業務と連携するかで会社の個性がでます。中にはマシニングセンタとのデータやり取りすらも同一のシステムに統合してしまうところもある一方で、そこまではせずに個別にシンプルなシステムとしてメンテナンスしていく会社もあります。どこまで統合すれば最も業務効率があがるかは十会社十色だと思うので、最適なバランスを模索していくことが重要です。

設備にどうしても投資がかさむ分、なかなか業務管理システムにまでは目がいかない業界ではありますが、だからこそコストパフォーマンスの高い業務管理システムを構築できれば大きな強みになるのも事実です。次の一歩を見据え、独自システム導入を検討してみて下さい。

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