結婚式/ウェディングプロデュースの業務/顧客管理システム構築

System

人生の大きな晴れ舞台

結婚が一生に一度という価値観は時代の流れと共に変わってきていますが、それでも結婚式はとても大きなイベントであることには変わりありません。たくさんの人が関わり、新しい船出を祝うというセレモニーは今後も続いていくことが予想されます。

こうした大イベントを管理するのはとても骨の折れる作業です。新郎新婦の希望を聞き、スケジュールにあわせながら手配を進めていく。そして当日、アフターフォローと進む進行管理は大切なイベントだけに決してミスは許されません。

今回のテーマは、こうした結婚式/ウェディングの現場を支える管理システムについてです。ミスを防ぎ、スタッフの手間を減らす。そしてスムーズな進行管理を実現するシステムにするためにはどうすべきか、いくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 新郎新婦とのやり取りをオンラインで

かねてからのパソコンの普及に加え、スマートフォンが登場したことにより誰でもインターネットの時代になっています。こうした中、新郎新婦とのやり取り管理もインターネット上で行う土台ができたとも言えるでしょう。

毎回の打ち合わせの議事録は簡単に後で振り返られるようにすると共に、どういったスケジュールで何をいつまでにしないといけないかも簡単にネット上のマイページで確認できるようにします。また、必要なファイルのやり取りも行えるようにすれば、ほぼ全てのやり取りが完結するためミスや行き違いを防止できます。

昨今は、料理のメニューやドレスもインターネット上で確認できることが多いため、打ち合わせ前に新郎新婦に情報を閲覧しておいてもらうこともリンクを設置するだけですので簡単に案内可能です。

Point.2 前撮り、当日の写真もマイページに掲載

結婚式といえば写真が重要な位置を占めます。撮影した写真は顧客専用マイページで確認できるよう、スタッフが簡単にアップロードできるようにシステムを構築します。アップロードされた画像は自動でギャラリーになるようにし、スライドショーや一枚一枚画像を楽しめるようにしておきます。

画像の一括ダウンロードも可能にし、アルバム製本の際の写真指定もマイページ上から行えるようにします。最終的な写真選びは打ち合わせを行うにしても、事前にある程度目星をつけておけるだけでも打ち合わせ時間が短縮する効果が見込めます。

Point.3 式後もアクセスできる思い出の場所に

こういったマイページは式が終わって一定期間が経過するとアクセスできなくなるところが多いようですが、式が終わってもずっとアクセスできるように、思い出を振り返る場所として機能するようにしましょう。

とはいえ、事務的な機能は不要になるので誤操作を防ぐためにアクセス不可にし、思い出を振り返ることにフォーカスしたデザインと機能に自動的に変わるようにしておきます。

画像データは容量が重いためサーバー費用を節約するためであれば一定期間で削除するか保管に対して費用を請求するなどするのもありですが、容量増加のペースは予測可能なため対策は容易ですし、保存領域に必要なコストは年々低下してきています。可能であれば無料で保管し続けることをお勧めします。

準備が楽しくなるシステムを

結婚式の準備というと、面倒なイメージだったり、新郎新婦がけんかしたという話を聞いたりと、どこか楽しくないイメージの人も多いようです。だからこそ、その準備が楽しくスムーズにいく管理システムに競争優位があるのだと思います。

スタッフの魅力を存分にアピールするべき領域は人が担い、それ以外の裏方部分はシステムが担う。こんな理想の分業体制を構築してみて下さい。

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