寮管理の徹底効率化

エクセル管理の限界

「エクセルと人力で回している現場を仕組み化したい」というご相談をいただいたのは、日本有数の知名度を誇る私立大学のIT担当部署の方から。毎年決まった時期に複数回募集される留学生寮の申し込み管理システムを構築したいというご要望でした。Skypeでの事前ヒアリングやお伺いしての打ち合わせ、ご提案を経て、留学生寮の申し込み管理や入退寮管理のシステムを構築するプロジェクトがスタートしました。

現場の声を聞く、聞く、聞く

実際にシステムを使われるのは学生部の職員の皆様だったため、基本的な仕様をこちらで固めた後、細部の動作や画面イメージは、現場の職員の皆様と徹底的に議論をしながら進めていきました。現場の職員の皆様にイメージしていただきやすいよう、グラフィックソフトで作成したデザイン案をベースに議論したり、実際に動作する簡易システムをベースに議論したりといった工夫を行いました。システムに必ずしも詳しくない方が多数参加される場合、こういったビジュアルやプロトタイプをベースに議論を深めていくやり方が非常に効果的です。議論を重ねていく中で、当初の要望とは違った機能を実装した方が良いという結論になったものも多くありましたが、こうした良い意味での変更が生まれる提案力が私達の価値だと評価いただくことができました。

立ち上げ後の進化もしっかり対応

システムとしては留学生向けのもののため、日本語、英語両対応は必須。あわせて職員の方が管理するための専用の管理画面も構築を進めました。昨今のインターネット事情を鑑み、スマートフォンでも使いやすいよう、レスポンシブデザインを採用しました。

年度末という区切りがあったため、スピーディーな対応が求めらたプロジェクトも予定通りに納品され稼働を開始。ただ、システムは実際に使ってみると良い意味での追加要望が湧いてくるもののため、そういった追加要望にも柔軟かつスピーディーに対応していきました。さらには初期構築時にはシステム化の対象になっていなかったことも追加で要望いただき、まさに進化するシステムとして現場の業務負担をどんどんと軽減していくことに成功しています。

導入後の保守、運用もスピーディーかつ柔軟に

システムの保守運用を併せて担っており、軽微な修正であれば即日対応の即日修正というスピーディーな対応でサポートしています。保守運用契約の範囲内でこうした修正対応はもちろん、昨今脆弱性発見が多いサーバー周りのセキュリティ対応、負荷監視も行っています。