EOLを迎える既存システムをリニューアルしたい

大学内で独自に運用している短縮URL管理システムをリニューアルしたいというご相談をいただいたのは、大学の情報システム担当の方からでした。大学内の教職員向けに広く使われているシステムではあるものの、近く関連ソフトウェアがEOL（End Of Life）を迎えてしまうということで、リニューアルも含めた今後の方策を検討されていました。

シンプルなシステムではあったものの、いくつか強化したい機能のイメージもお持ちだったため、ヒアリングや議論を重ねながら動作モックをお作りしてご提案を行いました。全体のデザイントーンや、課題として持たれていた部分の実装方法など、イメージされていたものと合致したということで、プロジェクトがスタートしました。

既存データのインポート機能を準備

現役で稼働しているシステムのリプレイスだったため、既存データをスムーズにインポートできる機能を開発しました。移行日当日にトラブルが起きないよう、既存データ側から出力するデータの形式を固定するとともに、実際のインポートテストを行うなどして移行日当日に備えました。

また、既存データの中には、もう使われていないデータが多く含まれていたため、データの削除や、オーナーの付け替えを行うなどし、できる限りきれいなデータで移行できるような作業もあわせて行なっています。インポートのもとになるデータは直前まで変動があるデータのため、データ投入を再実行する可能性も考慮し、当日の切り替えフローを準備したこともスムーズな移行に貢献したと言えます。

共同編集者機能で、複数人での管理を実現

既存システムでは、短縮URLを作成した本人（オーナー）のみがそのデータの編集が可能だったため、個人でのみ使うURLでは問題にはならないものの、部署単位で管理したい場合に誰がどれを管理しているかを把握する必要があり、非常に見通しが悪い状況になっていました。イレギュラーな対応が必要な場合は管理者が代理でつじつまをあわせるような作業を行う必要があり、無視できない負担となっていました。

新システムでは共同編集者機能を追加し、自分以外の誰かを指定するかたちで短縮URLの共同管理が行えるようにしました。部署単位での管理がスムーズに行えるようになったとともに、特定の人に依存しない管理体制になったことで、短縮URLが継続的にメンテナンスされやすくなる効果が見込まれます。

オーナーの引き継ぎ機能を強化

既存システムでは、短縮URLを作成した本人（オーナー）が人事異動や退職などで担当からはずれてしまった場合に、そのまま放置されてしまう問題が多く発生していました。従来は管理者権限でデータを操作するなど、非常に手間のかかる運用になっており、数が多く、また、迷子になってしまったデータを把握するのも難しかったのが課題でした。

新システムでは、引き継ぎ機能を大幅に強化し、オーナーから共同編集者の誰かに短縮URLの管理を引き継ぐという片方向のみならず、共同編集者側から能動的にオーナー権限を引き継ぐこともできる双方向の引き継ぎが行えるようにしました。これにより、計画的な引き継ぎはもちろん、何かしらのアクシデントで管理を引き継ぐ必要が突然発生したような場合にも、短縮URLの管理を途切れることなく利用者側でコントロールできるようになりました。

監査機能やパフォーマンスも強化

新システムでは、短縮URLのデータを誰がいつ、どのように変更したかを記録するように、また、データの変更をどこから行なったかのネットワーク的な情報も記録するようにしました。これにより、万が一インシデントが発生した際の初動で把握できる情報がより正確かつ充実したものになることが期待されます。

また、既存システムでは学期の初めなど、短縮URLの利用が集中するような時期にシステムの応答が鈍化することがあったため、クリック数の書き込みなど、短縮URLへのアクセスの度に発生するデータベースへの書き込み処理をJob化するなどの対応を行い、システム利用が集中した場合にも、より多くのアクセスを転送先URLにすばやく転送できる体制を実現しています。