体育館、テニスコート等の公共施設の予約/利用管理システム構築

System

再びあたるスポットライト

フットサルコートやフィットネスクラブなど、民間の運動施設が増え続けていますが、同時にその利便性を見直されているのが市区町村が運営する公共施設ではないでしょうか。立地や設備が非常に優れているのに利用料が非常に安いことが人気の秘密ですが、今後ますますその人気は高まっていくことが予想されます。

その一方で、体育館やテニスコートといった公共施設の予約方法は旧来の電話や窓口のみの自治体も多く、運営者にとっても利用者にとっても負担の大きい利用管理の仕組みになっています。公共施設においても効率性が求められる時代、いつまでも人力に任せた力業の運営では厳しいものがあります。

今回はこうした公共施設の予約管理、利用管理システムについて考えてみたいと思います。どのように構築すれば利用者にとっても、運営者にとっても便利で効率の良いシステムにできるのか、いくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 モバイルファーストとユーザビリティの両立

スマートフォンの普及はインターネット利用へのハードルを下げ、今では年代を問わずインターネットを利用する際の端末として不動の地位を築いています。老若男女、様々な人が利用する公共施設でもこういったスマートフォンに代表されるモバイル端末への対応は必須と言えます。

スマートフォンで使いやすいように画面を設計するのはもちろんですが、画面が小さいことを考慮して、文字サイズを大きく変えられる機能の実装など、ユーザビリティの両立にも配慮しましょう。目の悪い人向けの音声読み上げ機能などへの対応なども検討する価値があります。モバイルファーストという言葉遊びだけに終わらず、本当の意味で多種多様な利用者にとって使いやすいシステムを目指して下さい。

Point.2 プッシュ型の確認やリマインド

もし今、事務職員が前日に予約確認の連絡をしているのであれば、そこはメールやショートメッセージのような自動通知に代替することで効率化を目指しましょう。さらに厳しく運用するのであれば事前にクレジットカード決済をしてもらい、直前のキャンセルの場合はキャンセル料を強制的に徴収する方法もあり得ますが、そこまでは難しい自治体も多いと思います。まずは出来る限り職員による連絡を減らす方法を検討すべきです。

メールアドレスや携帯電話番号を登録してもらえる場合は簡単に実現できますが、固定の電話番号しかない場合が少しやっかいです。その場合でも相手にあわせた内容で話す自動音声での確認連絡は可能です。そもそも事前確認の連絡がどのレベルで必要かを含め、しっかりとした議論が必要でしょう。

Point.3 各種統計やデータ化を自動化

予約管理、利用管理をシステム化することで、今まではエクセルで手作業で作っていた資料の作成を不要にすることができます。データは全てシステム上に蓄積されるため、利用率や利用者集計データといった資料を自動で生成することができます。1年、また、毎月の報告書作成が現場の重荷になっている場合は、これだけでも運営効率の向上につながります。データを一元管理することによるメリットを最大限活用してみて下さい。

自治体もIT活用が不可避

10年前に比べると、自治体のIT活用は大きく進みました。とはいえ、まだまだ個別具体的な業務ではIT活用がなされていない例も多く、大きな予算を組みにくいため延々と放置されていることも多いようです。

ITの活用、システムの活用は運営する職員も利用者も双方を便利にしてくれます。シンプルなシステムでも十分な効果を発揮してくれます。公共施設の稼働率を高め、より充実した住民サービスを実現するためにも、システム構築を是非検討してみて下さい。

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