オフィスビル入居テナント向け各種申請/予約管理システム構築

System

入居者満足度を高めるために

タワーマンションなどでは居住者向けの管理システムが普及してきました。オフィスビルも大規模なビルであれば何かしらのシステムが稼働している場合が多いようですが、中小規模になると紙やメールベースでのやり取りのところも多いのではないでしょうか。

電気工事や消防点検などの連絡事項の伝達や、荷物の搬出/搬入の手続き、各階での工事日程申請など、申請業務や連絡業務だけでも年間を通すと結構な量になります。また、共有のスペースがある場合はその利用申請を管理するのも手間のかかる作業です。

今回のテーマは、こうしたオフィスビルの入居テナント向けの管理システムについてです。どういった機能を実装し提供すれば入居者満足度を高めることができるのか、いくつかのポイントで整理してみましょう。

Point.1 専用ポータルサイトを開設し、各種機能を統合

まず、入居しているテナント向けの専用ポータルサイトを開設します。ログインIDとパスワードを発行し、入居テナントごとに権限を設定しアクセスできるようにします。オフィスビル内のネットワークからのアクセスに限定しても良いのですが、専用線を引く会社もあると思うのと、ネットワーク内にサーバーを設置・保守するコストや手間を考えてクラウド上に構築してしまいましょう。

ポータルサイトには連絡事項が掲載され、そこからオフィスビル全体に関わることや自社に関わることをチェックすることができるようにします。通知設定を変更することで登録しているメールアドレス宛に通知メールを受け取ることができるようにし、チェックし忘れを防止します。

各種申請機能や共有施設の予約などもポータルサイトから行えるようにし、可能な限りペーパレス化しスピーディーに各種処理が行えるようにしましょう。

Point.2 連絡事項の投稿/編集はブログ並に簡単に

ポータルサイト上に掲載する連絡事項の更新を担当するスタッフがITに詳しいとは限りません。そこで、ブログを投稿するような感覚で連絡事項を投稿し編集できるような管理画面を構築します。PDF等のファイル添付にも対応し、申請書付きのお知らせの投稿も簡単にできるようにします。

また、掲載と同時に入居テナントの連絡先メールアドレスに一斉通知する機能も実装しておき、特に重要なお知らせが見逃されないようにするプッシュ動作を行えるようします。情報発信のレベルを使い分けることで、情報の周知徹底を可能な限り推進しましょう。

Point.3 共同契約や共同購入を推進

さらに進んだ取り組みとしては、テナント同士の交流を促進し、共同契約や共同購入といったアクションを推進するプラットフォームになることも考えられます。ポータルサイト上に共同で行うアクションの内容を掲載し、それに対して同調するテナント企業を募集するような形態が考えられます。

経費精算の方法含め、最終的なコスト負担の調整が必要ですが、同じビルに入居しているもの同士、共通化することでコストカットできる部分があると思います。資材購入からサービス契約まで、スケールメリットが活きることもでてくるのではないでしょうか。

実験的な取り組みにはなりますが、こうした共同アクションを支える機能を実装することも可能です。付加価値となる管理システムの一つのかたちとして検討してみて下さい。

受け身ではなく攻めのプラットフォームへ

オフィスビルの設備自体は、なかなかすぐには改善したりできません。費用がかさむことばかりですし、新しくできたオフィスビルにはどうがんばっても勝てない部分もあります。ですが、こうした状況下で何もできないわけではありません。テナント向けポータルサイトの機能を充実させることもその一つだと思います。

オフィスビルの付加価値はこうした入居中のサービスも含めての価値だと思います。建てた後のサービス改善というテーマに、システムを是非有効活用してみて下さい。

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